Inicia 2022 y, de la mano de los habituales propósitos personales, llega el momento de establecer metas a nivel profesional. ¿Qué camino debemos tomar, en qué debemos invertir y qué tecnología y procesos debemos implementar para fortalecer nuestra práctica profesional?
La tecnología avanza a pasos agigantados, y en relación con las tecnologías desarrolladas para el sector legal (legaltech), mucho más. Lo anterior ocurre porque es un sector que aún tiene mucho por descubrir. Hoy existe una gran brecha entre la tecnología que se ha desarrollado para los servicios jurídicos y la adopción real de estas tecnologías por parte de los despachos y los departamentos jurídicos y sus abogados.
En consecuencia, una de las tendencias en las que se deberían enfocar los esfuerzos en este nuevo año consistirá en reducir la brecha que existe entre la tecnología y su grado de adopción. Hoy hablamos de inteligencia artificial, machine learning, automatización de documentos, contract management, firmas electrónicas… Pero los servicios jurídicos de hoy casi no usan ninguna de esas tecnologías y prácticamente siguen haciendo todo igual. Algo importante es que la solución no está en salir a comprar estas tecnologías, sino —inicialmente— en crear espacios de capacitación, concientización y gestión de cambio en todos los niveles de los despachos de abogados y departamentos jurídicos, para “seducirlos” con el fin de que se enamoren de la tecnología y la adopten como un aliado y no como un enemigo. Surtiendo el paso anterior, toda la tecnología que se compre será usada y se le podrá sacar el mejor provecho, de cara a la rentabilidad de los despachos y el cliente final.
Los despachos de abogados seguirán aumentando su presupuesto para inversión en tecnología. Una gran parte de ellos seguirá moviéndose hacia la tecnología cloud, y la inversión en ciberseguridad seguirá siendo una necesidad latente.
Otra tecnología que está funcionando muy bien en el sector legal es la automatización de contratos y documentos. Día a día cada despacho de abogados y cada departamento jurídico producen grandes cantidades de contratos y documentos. Y la cantidad de tiempo que tienen que invertir en revisiones es muy importante y, aún así, el margen de error es muy alto. El error más recurrente en el que se incurre es el que se deriva de la reutilización de documentos con otros nombres de clientes, en los que, por más que se revisen, siempre se puede ir un error que nos deja muy mal frente al cliente que los recibe. La automatización de contratos y documentos debe entenderse como la forma en que, a través de preguntas (diligenciar un formulario), se pueden redactar documentos mitigando errores y reduciendo el tiempo de revisión. Por un lado, la automatización permite tener un gran abanico de opciones (por ejemplo, cláusulas) y, por otro, facilita los cálculos financieros, que pueden construirse de forma colaborativa, y, lo mejor, permite la integración con plataformas de firmas electrónicas que ayudan a completar el ciclo.
Como una forma de garantizar la eficiencia en las tareas de los abogados, la inteligencia artificial está dando grandes resultados en los procesos jurídicos, aunque lo importante es tener claridad sobre el alcance de estas herramientas. Los abogados en procesos como la debida diligencia (due diligence), arbitrajes y otros servicios, por lo general deben analizar grandes volúmenes de información, para lo cual invierten la mayor parte de su tiempo haciendo múltiples revisiones manuales con la probabilidad de dejar pasar información sin revisar y tomando decisiones sin tener todo bajo control. Aquí es donde entra en juego la inteligencia artificial, con plataformas que tienen la tarea de leer toda la información que hay sobre un caso. Estas plataformas leen por completo, en tiempo récord, toda la información y el abogado puede “hacerles”preguntas para saber qué documentos contiene la información que el abogado requiere para su reporte. De este modo, las susodichas plataformas generan gran eficiencia, pues permiten descartar información que no es útil en el proceso y tienden a enfocarse en la que realmente genera valor.
Otra plataforma que resultaría muy interesante implementar es la de administración de “deals”: deal management. Es una plataforma de colaboración en la que a través de un checklist se puede tener claridad acerca de los documentos que hay que trabajar y compilar. La plataforma también permite asignar responsables (clientes, contrapartes, bancos, etcétera) y tener el control de toda la operación con un solo clic. Además, también garantiza la integración con las plataformas de firmas electrónicas para completar el proceso de los documentos. Finalmente, con un solo clic también ayuda a armar un book con todos los documentos compilados.
Hoy hablamos de inteligencia artificial, machine learning, automatización de documentos, contract management, firmas electrónicas… Pero los servicios jurídicos de hoy casi no usan ninguna de esas tecnologías y prácticamente siguen haciendo todo igual.
Parte de la importancia de complementar los servicios jurídicos con la tecnología es que da paso a lo que se define como gestión de contratos (contract management), con base en una plataforma con la que se pueden crear documentos, firmarlos de manera electrónica y administrar los vencimientos.
Muchas compañías sufren renovaciones tecnológicas extemporáneas, las cuales implican el pago de sanciones. Las plataformas de gestión de contratos mitigan estos errores y apoyan la gestión eficiente del documento electrónico.
Como se puede ver, el panorama es muy amplio, pues invertir en gestión de cambio es fundamental dado que es la única vía para lograr la adopción de tecnología que genere eficiencia en la prestación de los servicios jurídicos y que, al final, redunda en la oferta de un buen servicio al cliente con productos de alta calidad jurídica.
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