El expediente electrónico

Si bien la digitalización de los expedientes en materia de amparo está prevista desde 2013 en la Ley de Amparo, fue a partir de la pandemia por Covid-19 que se hizo patente la necesidad de su digitalización para que pudiera seguir prestándose el servicio público de administración de justicia. En 2022 el Consejo de la Judicatura Federal publicó un acuerdo general que generó muchos cambios y avances al respecto. Juan Pablo Gómez Fierro analiza el estado del expediente electrónico y, a partir de sus beneficios, plantea las rutas que pueden ser seguidas para que continúe su digitalización.

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En la Ley de Amparo del 2 de abril de 2013 se previó la existencia del expediente electrónico. El artículo 3°, párrafo sexto, dispone que, independientemente de la forma en que se promueva un juicio de amparo, ya sea física o electrónica, los órganos jurisdiccionales están obligados a que el expediente electrónico y el impreso coincidan íntegramente para la consulta de las partes.

El párrafo octavo del referido artículo establece que los titulares de los órganos jurisdiccionales serán los responsables de vigilar la digitalización de todas las promociones y los documentos que presenten las partes, así como de los acuerdos, resoluciones o sentencias y de toda información relacionada con los expedientes en el sistema, o, en el caso de que éstas se presenten en forma electrónica, se procederá a su impresión para ser incorporada al expediente impreso.¹

En su momento esta disposición representó un avance significativo para la transición hacia la justicia digital, ya que fue la primera regulación que existió sobre el expediente electrónico del juicio de amparo; sin embargo, en los hechos esto no significó un verdadero cambio en cuanto a la forma en que se venían tramitando los juicios, ya que, al margen de que se tramitaran tanto el expediente electrónico como el físico, se privilegiaba este último.

El verdadero cambio se materializó hasta hace un par de años cuando, con motivo de la emergencia sanitaria provocada por el virus sars-CoV-2, fue necesario mantener la prestación del servicio público de administración de justicia. Frente a la imposibilidad inicial de mantener los tribunales abiertos y para cumplir con las restricciones sanitarias, el pleno de la Suprema Corte de Justicia de la Nación (SCJN) y el Consejo de la Judicatura Federal (CJF) emitieron diversas reglas e instrumentos normativos con el fin de que el expediente electrónico fuera el eje a partir del cual se hiciera posible tramitar y resolver los juicios de amparo durante la pandemia; reglamentación que se desarrollaría en los años siguientes para dar eficacia a la consolidación del expediente electrónico.

La normativa más reciente que regula lo relativo al expediente electrónico fue emitida por el pleno del CJF. El 13 de octubre de 2022 emitió un acuerdo general que fue publicado en el Diario Oficial de la Federación el 28 de octubre siguiente y que entró en vigor el 7 de noviembre del mismo año.² En ese acuerdo exhortó a las áreas administrativas y a los órganos jurisdiccionales a utilizar de manera preferente los medios tecnológicos y soluciones digitales en el trabajo. Asimismo, estableció como ejes rectores: el impulso tecnológico, el acceso a la justicia, la inclusión y la accesibilidad, la interoperabilidad, la orientación al valor público, la eficiencia y la eficacia, la adaptación tecnológica, la validez y la certeza jurídica, así como la protección de los derechos humanos.³

El CJF consideró necesario asumir un papel proactivo con el uso responsable de las tecnologías y con la reducción del consumo de papel, para lo cual eliminó, casi en su totalidad, la generación de documentos físicos. Advirtió que en los primeros meses de la implementación del expediente electrónico bajo la forma de un libro electrónico, su visualización aumentó 240 por ciento. Consecuentemente, adoptó diversas medidas para privilegiar el expediente electrónico sobre el físico, como tradicionalmente se había hecho.

Al respecto dispuso que las y los servidores públicos del CJF deben digitalizar las constancias, relacionadas con el cumplimiento de sus funciones, que obren en expedientes físicos, e incorporarlas a expedientes electrónicos mediante el uso de firma electrónica.⁴

En el caso particular de los órganos jurisdiccionales, estableció que deben asegurar la integridad del expediente electrónico. Para ello determinó que se debe privilegiar que el contenido de las promociones, los acuerdos, las resoluciones o las sentencias y los correspondientes registros administrativos, se generen de manera electrónica, utilizando los medios tecnológicos y soluciones digitales, y que en los casos en que un asunto se inicie y se tramite a través de documentos físicos, se digitalicen las constancias y se incorporen al expediente electrónico, generando sus actuaciones en versión electrónica e imprimiendo únicamente lo que resulte indispensable para el impulso del asunto, como las constancias de notificación.⁵ Finalmente, en el artículo sexto transitorio del acuerdo general se estableció que a partir del 1° de diciembre de 2022 los expedientes físicos deben contener únicamente aquellos documentos recibidos por esa vía.⁶

Esto parecería, en principio, contradictorio con lo que establece el artículo 3°, párrafo sexto, de la Ley de Amparo, en el sentido de que el expediente electrónico e impreso deben coincidir íntegramente. Aunque el propio precepto, en su párrafo séptimo, establece que el CJF determinará mediante reglas y acuerdos generales la forma en que se deberá integrar el expediente impreso

El CJF reconoció la subsistencia de esta disposición legal, aunque precisó que ésta se emitió en un momento en que un expediente físico se debía digitalizar para volverlo electrónico, en un contexto en el que prevalecían los documentos físicos, lo que hacía necesario su cotejo para garantizar que su consulta fuese integral en cualquier modalidad. Pero consideró que en la actualidad los medios electrónicos y las soluciones digitales han permitido desarrollar procedimientos que, en su origen, son y se desarrollan de forma electrónica, por lo que la integración del expediente electrónico se cumple a través del uso de los medios y las soluciones digitales implementados en el Poder Judicial de la Federación. Esto representaría un importante cambio a partir del cual se privilegiaría el expediente electrónico.

Entre otras reglas que el CJF ha emitido para avanzar hacia la consolidación de los medios digitales y, específicamente, sobre el expediente electrónico, podemos destacar que en el acuerdo general se ordenó el cierre de los libros de control físicos o libros de gobierno. En estos libros se realizaban manualmente las anotaciones de los datos más relevantes de cada expediente.⁷

Antes del surgimiento de las plataformas digitales, los libros de gobierno eran una herramienta de gran utilidad para los órganos jurisdiccionales, fuente de consulta y la forma de generar un registro pormenorizado de los expedientes. Aún con la creación del Sistema Integral de Seguimiento de Expedientes (SISE)⁸ en 2001, la obligación de llevar los libros de gobierno continuó, no obstante que el registro también se realizaba en el libro de control electrónico del SISE. 

En el acuerdo general se estableció que los libros de control serían electrónicos⁹ y al efecto se instruyó a diversas áreas para que llevaran a cabo la estrategia para la transición de los libros físicos a los electrónicos.¹⁰ Con la eliminación de los libros de control físicos no sólo se evita que la tarea del registro se duplique, sino que se garantiza que la información permanezca almacenada en los servidores del CJF; lo que además permite un ahorro importante de recursos materiales y evita la saturación de los espacios de trabajo.

En consonancia con este cambio, el acuerdo del CJF también determinó que en las inspecciones ordinarias que lleva a cabo la Visitaduría Judicial se privilegiaría la revisión del libro de control electrónico, así como del expediente electrónico.¹¹

Finalmente, se instruyó a diversas áreas del CJF para presentar ante el Comité de Gobernanza Digital y la Comisión de Administración, dentro de los seis meses siguientes, los proyectos o reformas que den cumplimiento a las políticas institucionales de Gobierno de Datos, Gobernanza Digital, Transformación Digital y e-Justicia, para el resguardo y la preservación de los documentos o expedientes electrónicos, administrativos y jurisdiccionales.¹²

Estas medidas evidencian los esfuerzos que ha desplegado el CJF por avanzar hacia la consolidación del expediente electrónico. Considero que de manera paralela podrían realizarse diversos cambios institucionales que permitan la consolidación del expediente electrónico y, con ello, la transición hacia la justicia digital.

El primer paso debería transitar hacia expediente completamente electrónico. Hoy en día el expediente consta de actuaciones que se generan de manera electrónica por parte del sistema, pero todavía algunos órganos jurisdiccionales las generan físicamente para su posterior digitalización. De igual forma, el expediente electrónico todavía contiene la reproducción de las constancias físicas que presentan las partes, así como algunas que se generan de manera física, como las constancias de notificación. Esto impide que podamos tener un expediente completamente digital.

En realidad, el expediente electrónico, como se encuentra regulado hoy en día, es la combinación de actuaciones generadas electrónicamente por el sistema y la reproducción de las constancias físicas que se asemejan a una fotografía. Me parece que la manera en que podría consolidarse el expediente electrónico sería generar incentivos para que todos los operadores jurídicos prefieran el uso de los mecanismos electrónicos sobre la utilización de documentos físicos.

En la actualidad existen algunos incentivos en favor de los justiciables para preferir el uso del expediente electrónico. Por ejemplo, si la demanda de amparo o un recurso se presenta de forma electrónica, no se requieren las copias de traslado, ya que éstas corren a cargo del órgano jurisdiccional que conoce del asunto, en términos de lo que establecen los artículos 110 y 80 de la Ley de Amparo.¹³

Otra ventaja que ofrece el expediente electrónico es que desde cualquier lugar —con acceso a internet— se puede presentar una demanda o una promoción sin tener que acudir al juzgado o tribunal, a diferencia del expediente que se tramita de forma tradicional, en que los tiempos y los costos de traslado deben ser sufragados por las partes.

Me parece que estos incentivos todavía son insuficientes, lo que ha impedido transitar completamente hacia el expediente electrónico y, con ello, aprovechar las ventajas que traería tanto para los justiciables como para el sistema de administración de justicia.

Para lograr esta transición es primordial que el Poder Judicial de la Federación cuente con personal altamente capacitado para prestar auxilio en caso de que las partes tengan dudas o experimenten dificultades para utilizar la plataforma. Podría ser conveniente que exista una persona en cada órgano jurisdiccional, cuya función esté centrada exclusivamente en atender a los justiciables que acudan en busca de apoyo para la tramitación de su expediente electrónico. Incluso, por medio de la Escuela Federal de Formación Judicial se podrán ofrecer talleres y cursos al público interesado en adquirir estos conocimientos y aprender a manejar la plataforma.

Esta capacitación podría ser no sólo profesionalizante, como sucede en los casos de cursos, diplomados, especialidades y otros programas académicos, sino también podría generarse una política de comunicación social por parte del CJF, a través de las redes sociales institucionales, dirigida a todos los operadores jurídicos, para explicar el uso de estas plataformas de manera sencilla. Así, podrían generarse tutoriales que brevemente expliquen cómo presentar una promoción, como subirla al sistema, cómo obtener el acuse de recibo correspondiente, por mencionar algunos ejemplos

En relación con las partes en los juicios de amparo, sería factible poner a su alcance plantillas electrónicas que contengan los principales elementos de las actuaciones judiciales que se presentan con mayor frecuencia en el juicio de amparo. Por ejemplo: la demanda, los informes previos y justificados, los recursos y alguna plantilla universal para aquellas promociones que no se ubicaran en los supuestos particulares.

Estas plantillas tendrían rubros generales para que las partes procedan a su llenado con los datos que correspondan a su asunto. Esto serviría para dar uniformidad a los escritos y al mismo tiempo permitiría que las partes proporcionen al juzgador la información necesaria para resolver el asunto y evitar prevenciones y otras promociones innecesarias. Esta práctica ya es una realidad en otros países. En Estados Unidos, por ejemplo, Florida Courts Help fue diseñado para proveer a quienes acuden por propio derecho en asuntos familiares de cientos de formatos para ser requisitados en la aplicación.¹⁴

Con base en la normativa actual, las constancias de notificación deben obrar de manera impresa. Considero que todas las constancias deben ser electrónicas, incluyendo las de notificación que generan los actuarios. Esto se podría lograr a partir de aplicaciones que permitan notificar a todas las partes electrónicamente todas las determinaciones que se generan en un juicio de amparo y no sólo algunas. 

Hoy existe la posibilidad de notificar electrónicamente a las partes que así lo soliciten, de conformidad con el artículo 26, fracción iv, de la Ley de Amparo,¹⁵ pero además de que es optativo para los justiciables elegir los medios electrónicos, el uso de ese mecanismo no ha sido amigable.

En la mayoría de los casos, los justiciables prefieren la notificación personal tradicional porque, también en la mayoría de los casos, les permite contar con un plazo adicional para tener por hecha la notificación y, consecuentemente, un plazo mayor para desahogar un requerimiento o interponer un recurso. Una notificación electrónica, por ejemplo, se tiene por hecha y surte sus efectos, por regla general, en un plazo de dos días a partir de que el órgano jurisdiccional la hubiere enviado; en cambio, una notificación personal está precedida de un citatorio que en muchos casos contiene la determinación objeto de la notificación, luego la notificación ya sea personal o por lista, en caso de no atender el citatorio, y finalmente el surtimiento de sus efectos al día siguiente de que se tiene por hecha.

En relación con las autoridades responsables que no hubieren solicitado la notificación electrónica, todavía no se ha instrumentado un mecanismo uniforme para generar una constancia electrónica, porque continúan utilizando de manera tradicional el sello de recepción. Me parece que sería posible generar una constancia electrónica por parte de los fedatarios judiciales en la que se haga constar la fecha de recepción de un oficio y que la constancia física que contiene el sello de recepción permaneciera temporalmente en un cuaderno de respaldo.

Tener un expediente enteramente electrónico permitiría, por ejemplo, hacer una minería de los datos que obran en los expedientes. Si bien hoy es posible extraer información cuantitativa y cualitativa de los asuntos derivada de las actuaciones electrónicas, no es posible hacerlo de una reproducción de una constancia física, que en la mayoría de los casos equivale a una imagen y no propiamente al texto que contiene. La extracción de los datos del expediente de manera más eficiente ayudará a generar estadísticas más exactas y en menor tiempo. También permitirá detectar si existen precedentes aplicables al caso, la jurisprudencia relacionada con el tema y la información relevante que permita resolver el asunto.

De igual forma, un expediente completamente electrónico que identifique elementos comunes en las demandas y las promociones de las partes permitiría, a través de sistemas de inteligencia artificial, automatizar ciertas actuaciones que permitan eficientar el trabajo en la tramitación de los asuntos. En algunos países esta práctica ya se lleva a cabo de manera exitosa. En Estados Unidos, por ejemplo, el sistema Modria fue capaz de resolver, en materia mercantil, mil millones de controversias. En 2018 la Corte de Cuantía Menor de Utah fue capaz de adoptar un sistema completo de resolución de controversias en línea.¹⁶ Alemania cuenta con un ambicioso programa de LegalTech, conformado por tres aplicaciones, una de las cuales consiste en la evaluación de los archivos y los datos de los tribunales o las autoridades, con el fin de “predecir” el resultado de su decisión.¹⁷ Sólo por mencionar algunos ejemplos.¹⁸

A través de algoritmos o de minería de datos es posible generar una propuesta de acuerdo o determinación judicial automatizada. Sin duda, este resultado deberá ser sometido a una estricta revisión humana, ya que este elemento es indispensable en el quehacer judicial, que requiere de una sensibilidad particular para analizar cada caso concreto, pero que sin duda sería una herramienta que permitiría eficientar el trabajo. Esto también permitiría reducir las cargas en el trámite de los asuntos y reasignar ciertas funciones. Con lo anterior, los servidores públicos podrán dedicar mayor tiempo a la integración del expediente electrónico, así como al desempeño de labores sustantivas, como el estudio y la elaboración de proyectos de resolución.

Es innegable que en los últimos años han existido avances muy relevantes en materia de e-justicia y, en concreto, en lo que se refiere al expediente electrónico. Pero todavía falta mucho por hacer. La experiencia en otras latitudes puede ser de gran ayuda para lograr una implementación exitosa. Debemos continuar apostando por la completa digitalización del expediente electrónico, cuyos beneficios son indiscutibles para toda la sociedad.

Notas:

1. Artículo 3^o […] La firma electrónica es el medio de ingreso al sistema electrónico del Poder Judicial de la Federación y producirá los mismos efectos jurídicos que la firma autógrafa, como opción para enviar y recibir promociones, documentos, comunicaciones y notificaciones oficiales, así como consultar acuerdos, resoluciones y sentencias relacionadas con los asuntos competencia de los órganos jurisdiccionales. | En cualquier caso, sea que las partes promuevan en forma impresa o electrónica, los órganos jurisdiccionales están obligados a que el expediente electrónico e impreso coincidan íntegramente para la consulta de las partes. | El Consejo de la Judicatura Federal, mediante reglas y acuerdos generales, determinará la forma en que se deberá integrar, en su caso, el expediente impreso. | Los titulares de los órganos jurisdiccionales serán los responsables de vigilar la digitalización de todas las promociones y documentos que presenten las partes, así como los acuerdos, resoluciones o sentencias y toda información relacionada con los expedientes en el sistema, o en el caso de que éstas se presenten en forma electrónica, se procederá a su impresión para ser incorporada al expediente impreso. | Los secretarios de acuerdos de los órganos jurisdiccionales darán fe de que, tanto en el expediente electrónico como en el impreso, sea incorporada cada promoción, documento, auto y resolución, a fin de que coincidan en su totalidad. El Consejo de la Judicatura Federal, en ejercicio de las facultades que le confiere la Ley Orgánica del Poder Judicial de la Federación, emitirá los acuerdos generales que considere necesarios a efecto de establecer las bases y el correcto funcionamiento de la firma electrónica…[↩]
2. Acuerdo General del Pleno del Consejo de la Judicatura Federal que abroga los acuerdos de contingencia por Covid-19 y reforma, adiciona y deroga diversas disposiciones relativas a la utilización de medios electrónicos y soluciones digitales como ejes rectores del nuevo esquema de trabajo en las áreas administrativas y órganos jurisdiccionales del propio consejo.[↩]
3. Idem.[↩]
4. Artículo 52 bis. Para efectos del presente capítulo, se deberá atender a lo siguiente […] v. Las y los servidores públicos deberán digitalizar las constancias, relacionadas con el cumplimiento de sus funciones, que obren en expedientes físicos e incorporarlas a expedientes electrónicos mediante el uso de firma electrónica….[↩]
5. Artículo 253. Los órganos jurisdiccionales deberán asegurar la integridad del expediente electrónico. Para ello, se procurará que el contenido de las promociones, los acuerdos, resoluciones o sentencias y los correspondientes registros administrativos, se generen de manera electrónica, utilizando los medios tecnológicos y soluciones digitales. En los casos en que un asunto se inicie y se tramite a través de documentos físicos, los órganos jurisdiccionales deberán digitalizar las constancias e incorporarlas al expediente electrónico correspondiente a través del uso de firma electrónica, generando sus actuaciones en versión electrónica e imprimiendo únicamente lo que resulte indispensable para el impulso del asunto, como puede ser el caso de las constancias de notificación. | Bajo ninguna circunstancia se obstaculizará la posibilidad de que las partes actúen y presenten promociones por medios impresos. | Adicionalmente y para dar cumplimiento a lo previsto en el artículo 3, párrafo sexto, de la Ley de Amparo, podrán consultar su expediente haciendo uso de los dispositivos electrónicos disponibles para tal efecto.[↩]
6. Sexto. Los órganos jurisdiccionales deberán garantizar la integridad del expediente electrónico. A partir del 1° de diciembre de 2022 los expedientes físicos deberán contener únicamente aquellos documentos recibidos por esa vía.[↩]
7. Número de orden, fecha de recepción, nombre del quejoso, tercero interesado, autoridades responsables, actos reclamados, materia, fechas de incompetencia, prevención, desechamiento, en que se tuvo por no presentada, o admisión; sobre la suspensión de plano o definitiva: resolución (fecha y sentido), si se interpuso recurso: fecha de interposición y tipo, fecha de remisión y resolución (fecha y sentido), fecha y sentido de la resolución; respecto de la revisión: interposición, fecha de remisión, resolución (fecha y sentido), y fecha de archivo. Así como una columna para anotar las observaciones que se estimaran necesarias.[↩]
8. Es un programa automatizado de captura y reporte de datos estadísticos sobre el movimiento de asuntos del conocimiento de los órganos jurisdiccionales.[↩]
9. Artículo 99. Los libros de control sólo serán electrónicos y para uso exclusivo de los órganos jurisdiccionales, así como del Consejo, y su manejo deberá realizarse estrictamente por el personal de los mismos, sin que por ningún motivo puedan ser consultados por abogados postulantes, ni público en general. | Los órganos jurisdiccionales deberán llevar libros electrónicos de registro a través del módulo “Libros de control” del SISE y SIGE, según corresponda.[↩]
10. Décimo cuarto. Las secretarías ejecutivas de Creación de Nuevos Órganos, Vigilancia, Visitaduría Judicial, con apoyo de la Dirección General de Gestión Judicial, deberán realizar un análisis integral de los “Libros de control” con el objetivo de determinar la estrategia de transición de los “Libros electrónicos” en un plazo de seis meses.[↩]
11. Artículo 99 ter. Durante la práctica de las visitas de inspección que se desarrollen físicamente en la sede de los órganos jurisdiccionales, la Visitaduría Judicial deberá verificar, mediante el método comparativo y de forma aleatoria, la coincidencia entre los datos asentados en los libros de control electrónico con las constancias de los expedientes de que se trate.[↩]
12. Décimo séptimo. Se instruye a la Dirección General de Archivo y Documentación, con apoyo de las direcciones generales de Estrategia y Transformación Digital y de Gestión Judicial, a presentar ante el Comité de Gobernanza Digital y la Comisión de Administración, dentro de los seis meses siguientes a la aprobación de este acuerdo general, los proyectos o las reformas que den cumplimiento a las políticas institucionales de Gobierno de Datos, Gobernanza Digital, Transformación Digital y e-Justicia, para el resguardo y preservación de los documentos o expedientes electrónicos, administrativos y jurisdiccionales, respectivamente.[↩]
13. Artículo 80. En el juicio de amparo sólo se admitirán los recursos de revisión, queja y reclamación; y tratándose del cumplimiento de sentencia, el de inconformidad. Los medios de impugnación, así como los escritos y las promociones que se realicen en ellos podrán ser presentados en forma impresa o electrónicamente. Los requisitos relativos al acompañamiento de copias o de presentación de cualquier tipo de constancias impresas a los que se refiera el presente capítulo no serán exigidos a las partes que hagan uso de las tecnologías de la información a las que se refiere el artículo 3° de esta ley, en el entendido de que, cuando así sea necesario, tales requisitos serán cumplimentados por esa misma vía. Para el caso de que los recursos se presenten de manera electrónica, se podrá acceder al expediente de esa misma forma… | Artículo 110. Con la demanda se exhibirán copias para cada una de las partes y dos para el incidente de suspensión, siempre que se pidiere y no tuviere que concederse de oficio. Esta exigencia no será necesaria en los casos que la demanda se presente en forma electrónica.[↩]
14. Véase Tania Sourdin, Jacqueline Meredith y Bin Li, Digital Technology and Justice. Justice Apps, Routhledge Taylor & Francis Group, Estados Unidos, 2020, pp. 17-18.[↩]
15. Artículo 26. Las notificaciones en los juicios de amparo se harán […] iv. Por vía electrónica, a las partes que expresamente así lo soliciten, y que previamente hayan obtenido la firma electrónica.[↩]
16. Ibidem, p. 26.[↩]
17. Norbert Lösing, “Justicia digital y LegalTech en Alemania”, Justicia digital. Un análisis en época de crisis, Fundación Red para el Estudio del Proceso y la Justicia, España, 2020, pp. 4-33.[↩]
18. El autor ha realizado estudios más detallados sobre estos temas. Véase “Justicia digital”, Revista Justicia. Punto de Equilibrio, Poder Judicial del Estado de San Luis Potosí, nueva época, núm. 6, México, 2022.[↩]