¿Qué se necesita para que un documento otorgado en el extranjero sea válido en México? ¿Qué pasaría si me encuentro de viaje y tengo la necesidad de designar a alguien que me represente en México en caso de que surja alguna contingencia? ¿A dónde acudo a otorgar ese documento? ¿Qué debe contener? A estos cuestionamientos responde el notario Miguel Ángel Zamora y Vega en los siguientes párrafos.
Se le denomina “poder” a aquel acto jurídico a través del cual una persona otorga facultades a otra para que esta última lo represente. Los poderes que se otorgan en un país se pueden otorgar ante notario o ante cónsul del país en el que se usará el poder.
Los documentos que se otorgan en un país, para que puedan surtir efectos en otro país, tienen que cumplir con ciertos requisitos de forma. La convención concluida el 5 de octubre de 1961 que celebraron México y otros Estados nos permite que un documento público que se otorgue en un país pueda ser presentado en otro si previamente se le fija o adhiere un sello o anexo impreso denominado “apostilla”. La apostilla certifica o comprueba que la firma y el sello o el timbre de la autoridad o el notario que firmó el documento son auténticos, además de acreditar el cargo oy la calidad de la autoridad o el notario que firmó el documento.
Hay otros países que no se han adherido a esa convención En esas naciones el procedimiento que generalmente se utiliza, y al que sustituye la apostilla, se le denomina “legalización”. Lo cual consiste en que el funcionario de un país certifica que la firma y el sello de la autoridad o el notario que firmó el documento es la firma y el sello que esa autoridad o ese notario utilizan en sus actuaciones. Igualmente, certifica que esa autoridad o ese notario desempeñaban ese cargo al momento de firmar el documento.
Lo que a veces complica esos procesos de “apostillar” o “legalizar” documentos es que el funcionario encargado de legalizarlos o apostillarlos no tiene el registro de todas las firmas y los sellos de todas las autoridades y de todos los notarios. Entonces hay que verificar quién es el funcionario en particular que tiene el registro de la firma y el sello del documento que se pretende legalizar o apostillar.
Otro aspecto que es importante conocer es que el funcionario que expide la apostilla o la legalización debe ser del país que expide el documento, y no del país receptor de dicho documento. Dicho de otra manera, si una persona otorga en España un poder para que lo representen en México, el funcionario que apostilla ese poder no es un funcionario de México, sino el funcionario de España que tenga el registro de los sellos y las firmas de los funcionarios o los notarios de España ante quienes se otorgó el poder.
Además de cumplir con los requisitos de forma antes mencionados, existen tratados internacionales que indican los requisitos que debe contener el documento. México ha celebrado tratados internacionales que detallan el contenido de esos poderes, como el Protocolo sobre Uniformidad del Régimen Legal de los Poderes y la Convención Interamericana sobre Régimen Legal de Poderes para ser Utilizados en el Extranjero. Con base en lo anterior debemos revisar el tratado internacional que sea aplicable, dependiendo de los países involucrados. Esto es, el país donde se expide el poder y el país donde surtirá efectos.
Entonces, si una persona otorga en Estados Unidos un poder para que surta efectos en México, el contenido de ese poder debe cumplir con los requisitos impuestos por el protocolo antes mencionado, toda vez que ese protocolo ha sido firmado, entre otros países, por México y Estados Unidos.
Si una persona física otorga un poder en uno de esos países, el funcionario que autorice el poder dará fe de que conoce al otorgante y de que éste tiene capacidad legal para el otorgamiento. Si el poder lo otorga una persona en nombre de un tercero, el funcionario que lo autorice, además de lo anterior, debe de dar fe de que, quien otorga el poder, efectivamente representa al tercero y que esta representación es legítima.
Finalmente, si quien otorga el poder no es una persona física, sino una persona moral, además de lo anterior, el funcionario que lo otorga debe dar fe de que esa persona moral está debidamente constituida, debe dar fe de su sede, debe dar fe de su existencia legal actual, debe dar fe de que el acto para el cual se ha otorgado el poder está comprendido entre los que constituyen la actividad de esa empresa y debe mencionar en el poder la fecha y el origen del documento o los documentos que se le exhibieron en los cuales se basa para hacer esas declaraciones.
Además de lo anterior, la legislación interna de cada país llega a exigir requisitos adicionales que deben contener los poderes; entonces, no sólo debemos tener el poder apostillado o legalizado, no sólo debemos cumplir con los tratados internacionales que sean aplicables, sino que, además, debemos cumplir con la legislación interna del país donde surta efectos. Así, por ejemplo, si una empresa extranjera quiere otorgar en su país un poder para ser presentado ante las autoridades fiscales de México, ese poder debe incluir también determinados requisitos que impone la regulación fiscal de México.
Antes de iniciar con ese proceso de otorgamiento de poderes en el extranjero es conveniente que se acerquen con el notario público de su confianza del país donde va a surtir efectos el poder, para que este último les detalle los requisitos que debe contener el documento.
