La legislación mexicana establece que para que un documento público, que se haya otorgado en el extranjero, surta efectos en México, es necesario que se presente legalizado por la representación consular mexicana ubicada en el lugar donde se expidió el documento. Y, generalmente, lo mismo sucede a la inversa.
Para la exposición de lo que es una apostilla es necesario, en primer lugar, hablar de legalización. El artículo 85 del reglamento de la Ley del Servicio Exterior Mexicano señala que la legalización consiste en certificar que las firmas, que use en sus actuaciones un servidor público, los sellos o ambos, que consten en un documento expedido en el extranjero, sean de quien lo haya autorizado y que dicho servidor público desempeñaba el cargo con el que se ostentó al firmar el documento de que se trate.
De conformidad con el precepto antes mencionado, son los “jefes de misión” y de “oficinas consulares”, así como los “funcionarios consulares” que tengan delegada esta facultad, quienes podrán legalizar firmas en documentos públicos originales expedidos por autoridades residentes en su respectiva “circunscripción consular”, o en documentos que hubieren sido certificados dentro de su “circunscripción consular” por fedatario con atribuciones legales para ello. Por lo anterior, las oficinas consulares deben contar con un registro de las firmas y los sellos que usen los servidores públicos que actúen en su circunscripción consular.
Es importante destacar que la legalización de firmas o sellos de un documento es un requisito formal que no prejuzga sobre su contenido, ni le da valor jurídico alguno a lo expresado en el mismo, sino que únicamente, como quedó dicho, certifica las firmas que use en sus actuaciones un servidor público, los sellos o ambos.
El procedimiento para llevar a cabo la legalización de un documento otorgado en un país extranjero puede variar dependiendo de diversos factores o aspectos y puede traer consigo ciertas dificultades, derivado de que son múltiples las dependencias o las instancias en las que se debe presentar el documento a legalizar, pues implica ir encadenando una serie de certificaciones de firmas de los funcionarios que intervienen; es decir, uno certifica la firma del anterior, y éste, a su vez la del anterior, y así sucesivamente.
El 5 de octubre de 1961 se suscribió la Convención de La Haya sobre la Apostilla por la que se Suprime la Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros”, que reemplaza el proceso tradicional de legalización por una única formalidad: la emisión de un certificado llamado “apostilla”. La apostilla, emitida por el Estado de origen, como parte de la convención, certifica la autenticidad de la firma del documento público, de manera que pueda ser presentado en el extranjero, en el lugar donde pretende surtir sus efectos, como parte contratante también de la mencionada convención. Este marco simplifica y facilita la circulación de los documentos públicos a nivel internacional. El convenio se aplica únicamente a “documentos públicos”. Aunque la convención no define lo que es un documento público como tal, esta naturaleza pública está determinada por el derecho del lugar del que procede y se puede extender a cualquier documento que no sea un documento privado. El artículo 1° de dicha convención provee diversos ejemplos: los documentos dimanantes de una autoridad o funcionario vinculado a los órganos judiciales del Estado, entre ellos los provenientes de un ministerio público, o de un secretario, oficial o agente judicial; los documentos administrativos; los documentos notariales, así como las certificaciones oficiales que hayan sido aplicadas sobre documentos privados tales como certificaciones oficiales que registran el documento o su existencia en una fecha determinada y autenticaciones notariales de firmas.
Las Apostillas pueden ser expedidas únicamente por una “autoridad competente” designada formalmente por la parte contratante. Esa autoridad competente emitirá la apostilla una vez que considere auténtica la firma, el timbre o el sello del documento público.
La apostilla puede ser emitida en formato papel o electrónico y debe ser adjuntada a dicho documento público. Cada apostilla deberá tener el título “Apostille (Convention de La Haye du 5 octobre 1961)” y los términos estándares numerados (de los cuales cuatro hacen referencia al documento público y seis a la autoridad que emite la apostilla) que en la propia convención se señalan. Estas autoridades deben llevar un registro de todas las apostillas que se expiden y, si se solicita, deberá comprobar si las anotaciones que contiene la apostilla se ajustan a las del registro.
Es posible concluir que el único efecto de una apostilla es certificar la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y la identidad del sello o timbre del que el documento esté revestido, de manera que pueda ser presentado en el extranjero, en el lugar donde pretende surtir sus efectos. Todos aquellos documentos públicos emitidos por países que no sean miembros de la Convención de La Haya sobre la Apostilla y que deban utilizarse en otro país no miembro deben legalizarse.
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Referencias
Convención de La Haya sobre la Apostilla por la que se Suprime la Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros
Ley del Servicio Exterior Mexicano
Reglamento de la Ley del Servicio Exterior Mexicano
